Có tiêu đề e-mail

Luôn luôn đặt tiêu đề cho e-mail của bạn. Dòng tiêu đề nên ngắn gọn, rõ ràng và phản ảnh được nội dung phản ánh của toàn e-mail.

Sử dụng các câu đơn giản, ngắn gọn, dễ hiểu

Đừng cố chứng tỏ trình độ tiếng Anh của bạn bằng những câu dài, sử dụng nhiều cấu trúc khó. Câu càng dài, người tiếp nhận e-mail sẽ càng khó hiểu nội dung bạn muốn truyền tải. Hãy ghi nhớ nguyên tắc KISS - Keep It Short and Simple (Giữ mọi thứ ngắn gọn và đơn giản) khi viết e-mail nhé!

Đặt bạn vào vị trí người nhận e-mail

Người nhận là đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác của bạn? Việc xác định chính xác đối tượng nhận e-mail sẽ giúp bạn chọn được ngôn ngữ phù hợp. Đa số các e-mail dùng trong công việc sử dụng giọng trung tính. Thêm nữa, bạn cũng cần phân biệt sự khác nhau giữa ngôn ngữ thân mật và ngôn ngữ lịch sự sử dụng khi viết e-mail.

Thân mật – Thanks for the email of 15 February

Lịch sự – Thank you for your email received on 15 February (Cảm ơn vì e-mail được gửi ngày 15 tháng 2 của ngài.) Thân mật – Sorry, I can’t make it. Lịch sự – I am afraid I will not be able to attend. (Xin lỗi, tôi e rằng tôi không thể tham dự được.) Thân mật – Could you…?Lịch sự – I was wondering if you could….? (Xin lỗi, ngài có thể…) Trong một số trường hợp, ví dụ như viết e-mail gửi đồng nghiệp thân quen, bạn có thể sử dụng các cụm từ mang tính chất thân mật như: ‘Don’t forget’, ‘Catch you later’, ‘Cheers’. Còn khi gửi e-mail cho cấp trên hay đối tác, việc sử dụng ngôn ngữ quá suồng sã, thân mật sẽ không được chấp nhận.

Cẩn thận với lỗi chính tả, các chữ cái viết hoa, dấu câu và các lỗi ngữ pháp cơ bản

Những lỗi này có thể được bỏ qua trong các e-mail mang tính thân mật nhưng nó sẽ ảnh hưởng lớn tới hình ảnh bạn tạo dựng trong các mối quan hệ công việc. Hãy dành thời gian kiểm tra toàn bộ nội dung và hình thức của bức thư trước khi nhấn nút “Gửi”. Trong thời đại công nghệ này, bạn có thể gửi rất nhiều thư điện tử mỗi ngày nhưng hãy luôn luôn dành thời gian cho từng bức thư để đảm bảo “chất lượng đi liền với số lượng”.

Lựa chọn cách diễn đạt trực tiếp hay gián tiếp

Tại một số nền văn hóa, cách diễn đạt trực tiếp trong e-mail là một điều rất bình thường. Tuy nhiên, cách diễn đạt này lại có thể không được xem là lịch sự, kiểu cách nếu bạn gửi thư cho một người đến từ một nền văn hóa khác. Vì vậy, hãy cân nhắc, điều chỉnh giọng điệu email cho phù hợp. Sau đây là ví dụ cho các cách diễn đạt trực tiếp – gián tiếp trong e-mail. Trực tiếp – ‘I need this in half an hour’. (Tôi cần cái này trong nửa giờ.) Gián tiếp – ‘Could I have this in half an hour?’ (Tôi có thể dùng cái này trong nửa giờ không?) Trực tiếp – ‘There will be a delay’. (Chuyến đó sẽ bị hoãn.) Gián tiếp – ‘I’m afraid there will be a slight delay’. (Tôi lo rằng chuyến hàng đó sẽ bị hoãn một thời gian ngắn.) Trực tiếp – ‘It’s a bad idea’. (Thật là một ý tưởng tồi.) Gián tiếp – ‘To be honest, I’m not sure it would be a good idea’. (Thật lòng là tôi không chắc đó là một ý tưởng tốt đâu)

Sử dụng ngôn từ tích cực

Ngôn từ bạn sử dụng phản ánh thái độ của bạn. Hãy nhìn vào hai loạt các từ dưới đây: 1. helpful, good question, agreed, together, useful, I’d be delighted, mutual, opportunity. 2. busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard

Khoa Ngoại ngữ (sưu tầm)